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| TÉRMINO | DEFINICIÓN | Área / Procedimiento |
|---|---|---|
| Agencia | Es el establecimiento de comercio previamente autorizado por la entidad concedente, en el que bajo la dependencia y responsabilidad de un concesionario, se colocan apuestas permanentes o chance por medio de uno o varios puntos de venta. No podrán operar agencias ni puntos de venta que no hayan sido previamente autorizados de manera expresa y por escrito por la entidad concedente. | Página web |
| Acciones De Mejoramiento | Acciones de forma puntual y concreta que se realizarán para subsanar o corregir la causa raíz de la observacióny/o hallazgo comunicada en desarrollo de la auditoría. Se observa que las acciones que se definan sean específicas para su objetivo de mejora y estén asociadas a actividades medibles y controlables de manera que le facilite el control del avance. Se inicia la redacción con un verbo rector que indique “acción”. | Planes de mejoramiento |
| Acta De Pruebas | Documento donde se registran las pruebas previas del sorteo y datos básicos de los equipos | Realización sorteo lotería |
| Acta Resultados Sorteo Lotería De Bogotá | Documento donde se registran los números ganadores (acta oficial de resultados). | Realización sorteo lotería |
| Acto Administrativo | Toda manifestación unilateral de voluntad de quien ejerce funcion administrativa, tendientre a producir efectos juridicos. | Sancionatorio por la operación de juegos de suerte y azar |
| Acto Administrativo | Es una declaración de voluntad de la administración pública. Crean y extinguen derechos, modifican el orden jurídico en la materia, y producen efectos jurídicos. | Elaboración de ordenes de pago |
| Acto Administrativo Ejecutoriado | Es el Acto administrativo que queda en firme una vez se haya agotado la via administrativa. De conformidad con lo establecido en el artículo 87 de la Ley 1437 de 2011- CPACA | Sancionatorio por la operación de juegos de suerte y azar |
| Acuerdo De Pago | Es una modalidad de pago cuya finalidad principal, es la de permitir a la Loteria de Bogotá llegar a la suscripción de un compromiso con el deudor, para cancelar sus obligaciones en mora antes de iniciar el proceso de cobro coactivo o para suspender el proceso ejecutivo ya iniciado. | Cobro coactivo |
| Administración de riesgos | Es un proceso interactivo y sistematizado de apoyo a la Lotería para la toma de decisiones con relación a eventos de riesgo que pueden afectarle, y para los cuales se aplican metodologías lógicas para el establecimiento de contextos, identificación, análisis, evaluación, tratamiento, monitoreo y comunicación de los riesgos,a fin de identificar oportunidades para evitar o mitigar posibles pérdidas. | Área del oficial de cumplimiento |
| Adulteración | Se produce cuando se modifican o cambian las características de los billetes y formularios; se realiza mediante borrado mecánico, borrado químico, raspado o injerto. | Página web |
| Adulteración | Se produce cuando se modifican o cambian las características de los billetes y formularios; se realiza mediante borrado mecánico, borrado químico, raspado o injerto. | Página web |
| Alcance De La Auditoría | Es el marco o límite de la auditoría y de los temas que serán objeto de la misma, debe ser suficiente para satisfacer sus objetivos y contemplar las posibles limitaciones a su alcance. | Auditorias Internas |
| Anexo Técnico | Anexo que hace parte del contrato de concesión, donde la Lotería de Bogotá debe verificar su cumplimiento, cuyo objetivo es la revisión formal del estado del concesionario en su ambiente de control relacionado con sus sistemas de información y los procesos involucrados en la explotación del juego de apuestas permanentes en línea y tiempo real. | Control y seguimiento al juego de apuestas permanentes o chance |
| ANS | Acuerdo de nivel de servicio, es un acuerdo definido para dar solucion del caso y poder calificar la oportunidad de la solución | Mesa de servicio y atención a usuarios |
| Aplicativo | Sistema administrativo y contable de la Lotería. | Gestión de egresos tesoreria |
| Aplicativo Administrativo Y Financiero | Es una herramienta modular automatizada que integra y estandariza el registro de la gestión financiera. | Elaboración de ordenes de pago |
| Apuesta | Es el valor pagado por el apostador, sin incluir el valor del impuesto sobre las ventas, registrado en el formulario oficial que da derecho a participar en el juego de apuestas permanentes o chance. | Página web |
| Apuesta En Línea Y En Tiempo Real | Es el procedimiento informático y tecnológico en virtud del cual, una apuesta colocada en un punto de venta fijo o móvil a través del mecanismo sistematizado de operación de apuestas permanentes o chance inmediatamente registrada, se reporta a un equipo de cómputo o terminal, en tiempo real. | Página web |
| Apuestas Permanentes O Chance | Es una modalidad de juego de suerte y azar en la cual el jugador, en formulario oficial, en forma manual o sistematizada, indica el valor de su apuesta y escoge un número de no más de cuatro (4) cifras, manera que si su número coincide, según las reglas predeterminadas, con el resultado del premio mayor de la lotería o juego autorizado para el efecto, gana un premio en dinero, de acuerdo con un plan de premios predefinido y autorizado por el Gobierno Nacional mediante decreto reglamentario. La administración de la operación del Chance fue concedida a los departamentos de Colombia; es decir que el nivel territorial tiene la autonomía de adjudicar este juego a terceros y a su vez tiene la obligación de fiscalizar la ejecución de estos contratos; con un gran énfasis en asegurar el pago de los recursos que éstos concesionarios deben generar para financiar los servicios de salud pública de las regiones. Para el caso de Bogotá y Cundinamarca La Lotería de Bogotá, es quien tiene la competencia para adjudicar estos contratos de concesión. | Página web |
| Archivo | conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, como fuentes de la historia. | Gestión de archivo |
| Archivo Central | Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, una vez finalizados su trámite, que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general. | Gestión de archivo |
| Archivo De Gestión | Aquel en el que se reúne ladocumentación en trámite en busca de solución a los asuntos iniciados, sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinasproductorasu otras que las soliciten. | Gestión de archivo |
| Archivo Electrónico | Archivos con imagenes publicitarias y demás información que se presentará en el set del sorteo. | Planificación billete |
| Arqueo De Caja | Proceso de verificación, mediante el recuento del efectivo y/o de los documentos y/o soportes existentes del objeto del gasto por caja menor, en una fecha determinada. | Administración de caja menor |
| Arte | Diseño de los billetes de lotería que van a salir al mercado. | Aprobación diseño billete |
| Arte Aprobada Del Billete | Diseño definitivo de los billetes de lotería que van a salir al mercado. | Aprobación diseño billete |
| Auto De Trámite | Es el acto administrativo por el medio del cual se le da impulso al proceso y no define de fondo una situación jurídica particular. Ej. Auto de pruebas, Auto traslado alegatos. | Sancionatorio por la operación de juegos de suerte y azar |
| Auto Formulación De Cargos | El acto administrativo que señala con precisión y claridad, los hechos que lo originan, las personas naturales o jurídicas objeto de la investigación, las disposiciones presuntamente vulneradas y las sanciones o medidas que sean procedentes. | Sancionatorio por la operación de juegos de suerte y azar |
| Avalúo | Estimación del valor comercial de un bien. | Cobro coactivo |
| Balotas | Pelota tipo ping pong que se usa en los juegos de suerte y azar, las cuales se identifican normalmente por un número, una figura o un símbolo. | Página web |
| Baloteras Electro-Neumáticas | Máquinas electro-neumáticas que permiten realizar juegos de suerte y azar. | Página web |
| Base Gravable | Es el ingresos sujeto al impuesto. | Declaraciones tributarias |
| Beneficiario final | Entiéndase por Beneficiario Final la(s) persona(s) natural(es) que finalmente posee(n) o controla(n), directa o indirectamente, a un cliente y/o la persona natural en cuyo nombre se realiza una transacción. Incluye también a la(s) persona(s) natural(es) que ejerzan el control efectivo y/o final, directa o indirectamente, sobre una persona jurídica u otra estructura sin personería jurídica. | Área del oficial de cumplimiento |
| Billete De Lotería | Es el documento al portador indiviso o fraccionado, preimpreso o expedido por una máquina o terminal electrónica conectada en línea y en tiempo real con el sistema de gestión del juego, singularizado con una combinación numérica o con otros caracteres a la vista, emitido por la entidad administradora u operadora de la lotería, que constituye prueba del contrato de juego entre el tenedor del mismo y la entidad operadora de la lotería, permitiéndole a este participar en un único sorteo. Los billetes de lotería deben ser singularizados, usando números consecutivos o caracteres, en una o más series, de tal manera que se contemplen todas las combinaciones que se pueden obtener con el instrumento de sorteo. Los billetes del juego de lotería se podrán vender por medio de canales de comercialización electrónicos siempre y cuando se garantice su tenencia bajo el control del apostador y se disponga de un medio de pago legalmente ofrecido a los clientes del sistema financiero o de la telefonía celular, con arreglo a las disposiciones sobre uso de mensajes de datos, comercio electrónico y firmas digitales que rijan en Colombia. | Página web |
| Biotedeterio | Deterioro de material documental por acción vital de los diferentes agentes biológicos, con pérdida de las propiedades físicas y mecánicas del soporte. | Gestión de archivo |
| Boletin Diario De Tesoreria | Carpeta donde se archiva la documentación generada a diario en Tesorería. | Gestión de egresos tesoreria |
| Caja Menor | Fondos renovables que se proveen con el presupuesto de la Loteria de Bogotá y su finalidad es atender en forma oportuna y eficiente las erogaciones de menor cuantia que tengan el carácter de urgentes, inaplazables, imprevistos o imprescindibles para la buena marcha de la entidad. | Administración de caja menor |
| Calificación De La Cartera | Acción mediante la cual se identifica si la cartera es o no cobrable, dividiéndola en Cobrable (recuperación probable y difícil cobro) y no cobrable. | Cobro coactivo |
| Canales De Compra | Se refiere al canal que se usa para llevar el producto desde el fabricante o creador hasta el consumidor final. La Lotería de Bogotá se puede comprar a través de los siguientes canales: • Mediante los Distribuidores y loteros autorizados en todo el país. • Por internet a través de nuestra página web www.loteriadebogota.com | Página web |
| Cantidad De Unidad De Medida | Cantidad (en unidad o porcentaje) a implementar que será la meta esperada de su plan de acción, de acuerdo con la unidad de medida de la casilla anterior. Ej: 5 capacitaciones, 10 personas capacitadas, 80% de avance del proyecto, 1 procedimiento. | Planes de mejoramiento |
| Caracterizar | Identificar las particularidades (características, necesidades, intereses, expectativas y preferencias) de los ciudadanos, usuarios o interesados con los cuales interactúa una entidad, con el fin de agruparlos según atributos o variables similares. | Rendición de cuentas |
| Carta De Representación | Comunicación mediante la cual, los líderes y responsables de los procesos auditados, manifiestan al (a) Jefe(a) de la Oficina de Control Interno su responsabilidad por la completitud, confiabilidad y oportunidad de la información presentada y puesta a disposición, dentro de la Auditoria que se adelanta por parte de la Oficina de Control Interno. Igualmente, el compromiso del equipo de trabajo del proceso para revelar a los auditores y poner a su disposición, todos los documentos y registros que sean requeridos en desarrollo de la auditoría y para atender oportunamente las reuniones convocadas en desarrollo de la misma, para efectos de requerimientos de información y comunicación de resultados; lo mismo que la formulación dentro de los términos establecidos por la auditoría, de los comentarios a las observaciones comunicadas, y de los planes de mejora derivados de tales observaciones. | Auditorias Internas |
| Cartera | Conjunto de acreencias a favor de una entidad pública, consignadas en títulos ejecutivos que contienen obligaciones dinerarias de manera clara, expresa y exigible. | Cobro coactivo |
| Casilla | Corresponde a la información que se debe diligenciar en cada columna del documento en plantilla Excel del normograma. | Normograma |
| Causación Contable | Reconocer los hechos económicos en el período que corresponda idependientemente de la fecha en la que efectue el pago en efectivo o su equivalente. | Elaboración de ordenes de pago |
| Causas | Los factores que generan los riesgos y situaciones evidenciados en el hallazgo y/u observación, de acuerdo con el análisis detallado de conocimiento del proceso que realice con las partes involucradas. Para mejorar la identificación de causas puede utilizar estrategias como: la técnica de los 5 por qué, el diagrama de espina de pez, la lluvia de ideas, el mapa mental, u otros que se ajusten a sus necesidades. Recuerde que la acción correctiva debe estar encaminada a eliminar o mitigar la causa raíz que genera el hallazgo. | Planes de mejoramiento |
| Certificación De Independencia Y Objetividad En Los Trabajos De Auditoría | Documento que debe ser suscrito por los auditores de la OCI para cada vigencia, mediante el cual declaran que conocen el Plan Anual de Auditoría Interna y los trabajos de aseguramiento y consultoría en los cuales participaran como parte del equipo auditor de la Oficina de Control Interno, y declaran que no tiene ningún conflicto de interés que pudiera llegar a afectar su independencia y objetividad en los trabajos realizados, que su actitud frente a los mismos será imparcial y neutral; así mismo, que en caso de que se llegare a presentar alguna situación que pudiera comprometer su independencia y/o objetividad en el trabajo a realizar, comunicarán de manera inmediata al(a) Jefe(a) de la Oficina , sobre dicho conflicto, para que sea solucionado. | Auditorias Internas |
| Certificado De Disponibilidad Presupuestal | Documento expedido por el profesional de Presupuesto o quien haga sus veces con el cual se garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de afectación para la asunción de compromisos. | Administración de caja menor |
| CGN | Contaduría General de la Nación. | Generación de estados financieros |
| Cheque | Titulo valor que permite retirar a la orden propia o a la de un tercero fondos qqque se tienen disponibles en una cuenta. | Gestión de egresos tesoreria |
| CHIP | Consolidador de Hacienda e Información Pública. | Generación de estados financieros |
| CICCI | Comité Institucional de Coordinación de Control Interno, órgano asesor e instancia decisoria en los asuntos del control interno, responsable, junto con la Alta Dirección, de la Línea Estratégica, tiene bajo su cargo el establecimiento del Direccionamiento Estratégico y la Planeación Institucional, la definición de las políticas y estrategías, la definición de la estructura de procesos y los esquemas de autoridad y responsabilidad. Adicional a lo anterior, defne el marco general para la gestión de riesgos en la entidad y asegura la disponibilidad de los recursos necesarios para la implementación de estrategías para la mejora de la gestión, entre otros. | Auditorias Internas |
| Citación Para Notificación | Escrito dirigido a los deudores morosos para que, dentro de los diez (10) días siguientes a la recepción de la comunicación, comparezcan a la notificación personal de un acto administrativo, conforme con el artículo 826 del Estatuto Tributario. | Cobro coactivo |
| Clasificación De Cartera | Con el objeto de garantizar la oportunidad en el proceso de cobro, la entidad podrá clasificar la cartera pendiente de cobro en prioritaria y no prioritaria teniendo en cuenta criterios tales como cuantía de la obligación, solvencia de los deudores, períodos gravables y antigüedad de la deuda, conforme con el artículo 849-3 del Estatuto Tributario. | Cobro coactivo |
| Clave O Contraseña | es una forma de autentificación que utiliza información secreta para controlar el acceso hacia algún recurso, el cual va acompañado de una cuenta. | Creación de usuarios |
| CNJSA | Consejo Nacional de Juegos de Suerte y Azar. | Generación de estados financieros |
| Cobro Coactivo | Son las actuaciones realizadas por la jefe de unidad financiera y contable Loteria de Bogota encaminadas a obtener el pago efectivo de las obligaciones a favor de la entidad, mediante la ejecución forzada del deudor, dando aplicación al procedimiento previsto en el artículo 823 y siguientes del Estatuto Tributario Nacional, en concordancia con el Código General del Proceso y normas supletorias del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y la Ley 1066 de 2006. | Cobro coactivo |
| Cobro Persuasivo | Consiste en la actuación que realiza la Loteria de Bogotá, tendiente a obtener el pago voluntario de las obligaciones adeudadas a favor de la entidad. | Cobro persuasivo |
| Colocadores Del Juego De Apuestas Permanentes O Chance | Los colocadores de apuestas en el juego de apuestas permanentes o chance, son las personas que ofrecen directamente al apostador el juego de chance y pueden ser dependientes o independientes, conforme a lo previsto en el artículo 13 de la Ley 50 de 1990 y demás disposiciones que la modifiquen o adicionen. | Página web |
| Comité De Conciliación | Es una instancia administrativa que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de políticas sobre prevención deldaño antijurídico y defensa de los intereses de la entidad. También es función del Comité decidir en cada caso específico sobre la procedencia de la conciliación o de cualquier otro medio alternativo de solución de conflictos, con sujeción estricta a las normas jurídicas sustantivas, procedimentales y de control que se hallaren vigentes. | Gestión judicial |
| Competencia | Facultad que otorga la ley y que puede distribuirse entre los funcionarios que ejercen una u otra función. | Sancionatorio por la operación de juegos de suerte y azar |
| Comprobante De Pago | Documento que sirve de soporte para realizar un desembolso o salida de efectivo y como soporte de orden de Pago. | Gestión de egresos tesoreria |
| Concepto De Excepción | Están excluidos del ámbito de la Ley, los siguientes juegos de juegos de suerte y azar: Los de carácter tradicional, familiar y escolar, que no sean objeto de explotación lucrativa por los jugadores o por terceros. Las competiciones de puro pasatiempo o recreo. Los juegos promocionales que realicen los Operadores de juegos de suerte y azar. Los juegos promocionales de las Beneficencias Departamentales y de las Sociedades de Capitalización que sólo podrá ser realizado por estas entidades. | Autorización y emision concepto |
| Concesionario | Es la persona jurídica que celebra un contrato de concesión, con las entidades contempladas en el artículo 22 de la Ley 643 de 2001, con el objeto de operar el juego de apuestas permanentes o chance. El contrato se adjudica a través de Licitación Pública sólo le permite al adjudicatario operar el juego de apuestas permanentes o chance en el territorioautorizado, utilizando los formularios oficiales suministrados por La Concedente. | Página web |
| Conciliación Prejudicial | Mecanismo alternativo para la solución de conflictos, que se realiza con antelación a la iniciación de un proceso judicial. | Gestión judicial |
| Conservación | Es el conjunto de acciones a corto, mediano y largo plazo que tienen como fin implementar los programas, procesos y procedimientos tendientes a promover las características físicas y funcionales de los documentos de archivo conservando sus características de autenticidad, integridad, inalterabilidad, originalidad, fiabilidad, y disponibilidad a través del tiempo. | Gestión de archivo |
| Contrato De Concesión | Son los que celebran las entidades estatales con el objeto de otorgar a una persona llamada concesionario la prestación, operación explotación, organización o gestión, total o parcial, de un servicio público, o la construcción, explotación o conservación total o parcial, de una obra o bien destinados al servicio o uso público, así como todas aquellas actividades necesarias para la adecuada prestación o funcionamiento de la obra o servicio por cuenta y riesgo del concesionario y bajo la vigilancia y control de la entidad concedente, a cambio de una remuneración que puede consistir en derechos, tarifas, tasas, valorización, o en la participación que se le otorgue en la explotación del bien, o en una suma periódica, única o porcentual y, en general, en cualquier otra modalidad de contraprestación que las partes acuerden. (Artículo 32 ley 80 de 1993). Para el caso particular en este documento se referirá al contrato de concesión que entrega la Lotería de Bogotá a uno o varios empresarios privados para la explotación del Juego de Apuestas Permanentes o Chance en el territorio de Cundinamarca y el Distrito Capital. | Control y seguimiento al juego de apuestas permanentes o chance |
| Contribuciones | Tributos que paga el ciudadano al Estado para obtener un beneficio en un futuro. | Declaraciones tributarias |
| Control Juego Ilegal | Anexo que hace parte del contrato de concesión, donde la Lotería de Bogotá debe verificar su cumplimiento y que tiene como objetivo coordinar esfuerzos y desarrollar actividades contra el juego ilegal para sensibilizar a los apostadores, las autoridades, la fuerza de ventas y otros actores del mercado de apuestas permanentes que conlleven al control y erradicación del Juego Ilegal o informal, con el objetivo que el aumento de la legalidad genere mayores recursos para la salud. | Control y seguimiento al juego de apuestas permanentes o chance |
| Control Y Verificación Juego En Línea | Procedimiento de aseguramiento y garantía que la información de la operación del juego de apuestas permanentes o chance reportada en línea y tiempo real por la empresa concesionaria, esté compilada en el sistema de información definido por la entidad concedente y validado contra otras fuentes de datos. | Control y seguimiento al juego de apuestas permanentes o chance |
| Creación De Cuenta | Asignar una identificación (usuario y contraseña) para acceder a un sistema de información, por ejemplo equipo, sistema de información, carpetas compartidas , entre otros. | Creación de usuarios |
| Cronograma De Transferencias | Con la elaboración del cronograma de transferencias documentales y finaliza con la transferencia primaria física al archivo central. Aplica a todas las oficinas productoras de documentos. | Gestión de archivo |
| Cuenta Bancaria | Es un contrato financiero con una entidad bancaria en virtud del cual se registran el balance los movimientos de Dinero del cliente. | Gestión de egresos tesoreria |
| Debida Diligencia | Es el conjunto de medidas de control que determina la Lotería, y que son aplicables a las relaciones contractuales que establece o mantiene con personas naturales o jurídicas, tendientes a conocery entender mejor la fuente,naturaleza, características, uso o costumbre o área geográfica de sus operaciones. | Área del oficial de cumplimiento |
| Declaración De Derechos De Explotación | Los concesionarios y los autorizados para operar juegos de suerte y azar tendrán la obligación de liquidar, declarar y pagar los Derechos de Explotación mensualmente ante la entidad competente para la administración del respectivo juego del monopolio o las autoridades departamentales, distritales o municipales, según el caso. La declaración y el pago deberán realizarse dentro de los primeros cinco (05) días hábiles del mes siguiente a su recaudo, y contendrá la liquidación de los Derechos de Explotación causados en el mes inmediatamente anterior. | Página web |
| Declaración Tributaria | Es el documento en donde se informa a las administraciones de impuestos nacional, departamental y distrital, las cargas tributarias generadas en un periodo dado. | Declaraciones tributarias |
| Declaraciones | Formatos establecidos por las entidades que controlan el pago de los impuestos, en los cuales se registra la base gravable, deducciones y el valor a pagar por impuesto. | Declaraciones tributarias |
| Deducciones | Reducción delos ingresos sujetos a tributos. | Declaraciones tributarias |
| Demanda Judicial | Conjunto de actuaciones judiciales cuyo fin es hacer efectivo los derechos e intereses de la entidad ante los Juzgados y Tribunales o instancias judiciales respectivas. | Gestión judicial |
| Depósito De La Postura | Es el dinero efectivo equivalente al cuarenta por ciento (40%) del valor del avalúo del bien objeto de remate consignado a órdenes de la entidad con el fin de participar en la diligencia de remate, de conformidad con lo señalado en la norma procedimental. | Cobro coactivo |
| Derechos De Explotación | Cuando los juegos de suerte y azar se operen por medio de terceros, mediante contrato de concesión o por autorización, la dependencia o entidad autorizada para la administración del respectivo juego percibirá, a título de Derechos de Explotación, un porcentaje de los ingresos brutos de cada juego, salvo las excepciones que consagre la Ley de Régimen Propio. Estos Derechos de Explotación se recaudan y transfieren a las cuentas que manejan los recursos para los servicios de salud pública. | Página web |
| Desactivación De Cuenta | Eliminar o bloquear las credenciales que se le asignan al acceso de una cuenta de correo, acceso a aplicativos, computadores entre otros. | Creación de usuarios |
| Descuentos Que Se Aplican A Los Premios Reclamados | Los descuentos de Ley para los premios de lotería se aplican de la siguiente forma: • Al valor del premio se le aplica el 17% de impuesto a ganadores, el valor que resulte corresponde a la base gravable para retención en la fuente que corresponde al 20%. El primer descuento del 17% es con destino al Fondo Financiero Distrital de Salud y el segundo del 20%, se gira a la DIAN. • Es importante tener en cuenta que la base gravable para que un premio de lotería sea objeto de retención es hasta $1.428.000 para el presente año de 2016. Los premios que se encuentren por debajo de esta base no son sujetos de retención en la fuente y en consecuencia solo se aplica el impuesto a ganadores. | Página web |
| Distribuidor | Persona o entidad autorizada para venta de lotería. | Gestión de egresos tesoreria |
| Documento | Información registrada, cualquiera sea suforma o el medio utilizado. | Gestión de archivo |
| Documento De Apoyo | El generado por una misma oficina o por otras oficinas de la entidad, que no hace parte de sus series documentales, pero es de utilidad para el cumplimiento de sus funciones. | Gestión de archivo |
| Documento Equivalente A La Factura | Es aquel documento soporte que reemplaza a la factura, en las operaciones económicas realizadas con las personas que no están obligados a facturar. | Elaboración de ordenes de pago |
| Documento Soporte | Son los documentos que sirven de base para registrar las operaciones comerciales. | Elaboración de ordenes de pago |
| Ejercicio Ilícito De Actividad Monopolística De Arbitrio Rentístico | El que de cualquier manera o valiéndose de cualquier medio ejerza una actividad establecida como monopolio de arbitrio rentístico, sin la respectiva autorización, permiso o contrato, o utilice elementos o modalidades de juego no oficiales. | Página web |
| Embalaje | Empacar los premios y planillas en forma organizada en la bodega de premios dispuesta en la entidad previa lectura y reconocimiento. | Lectura de premios |
| Embargo | Medida cautelar o preventiva cuya finalidad es inmovilizar los bienes del deudor, impidiendo el traspaso o gravamen de los mismos, para que una vez determinados e individualizados y precisado su valor mediante el avalúo, se proceda a su remate y venta o adjudicación. | Cobro coactivo |
| Emisión | Es el conjunto de billetes indivisos o fraccionados que de acuerdo al plan de premios se emiten y ponen en circulación para participar en cada sorteo. La emisión contendrá la totalidad de las combinaciones de números o de caracteres que se utilicen para numerar los billetes, en forma consecutiva o en series. La totalidad de las combinaciones que componen la emisión debe ser puesta a disposición del público por cualquier medio. | Página web |
| En Línea | Expresión que se utiliza para denotar que un elemento se encuentra conectado o hace parte en forma permanente de un sistema de información. La operación en línea implica, además que los programas se ejecutan de tal forma que los datos se actualizan de inmediato en los archivos del sistema. | Página web |
| Entes Externos | Organismos de control y fiscalización; inspección, control y vigilancia de nivel Nacional y Distrital que tienen competencia respecto de las operaciones adelantadas por la Lotería de Bogotá. (Contraloría de Bogotá, Contraloría General de la República, Personería Distrital, Procuraduría General de la Nación, Contaduría General, Archivo Distrital, Consejo Nacional de Juegos de Suerte y Azar, Superintendencia Nacional de Salud, Veeduría Distrital, DIAN, entre otros). | Gestión de requerimientos de entes externos |
| Entidades Concedentes | Son las Empresas Industriales y Comerciales del Estado del orden departamental o del Distrito Capital, administradoras del juego de lotería tradicional, o las Sociedades de Capital Público Departamental de que trata la Ley 643 de 2001. | Página web |
| Entrega Real Y Material | Es el acto físico contenido en un acto administrativo mediante el cual el funcionario ejecutor entrega para su administración la tenencia y custodia del respectivo bien al secuestre, o entrega el bien adjudicado al adquirente. | Cobro coactivo |
| Epígrafe | Corresponde al resumen fiel de las materias reguladas por las normas. | Normograma |
| Escrutinio | Es el proceso que el Concesionario realiza diariamente de las ventas y la premiación del juego de apuestas permanentes o chance y se realiza por medios sistematizados o con el apoyo de equipos de cómputo o software, especialmente diseñados para el efecto. | Página web |
| Estados Financieros | Son informes que utilizan las empresas para dar a conocer la situación económica y financiera y los cambios que experimenta la misma a una fecha o periodo determinado. | Generación de estados financieros |
| Excepciones | Medio de defensa que tiene el ejecutado a través del cual se opone a la pretensión de la entidad y busca desvirtuarla, bien porque el derecho en que se basa nunca ha existido o, habiendo existido, se presentó una causal extintiva; o, a pesar de existir y no haberse extinguido, se pretende exigirlo en forma prematura o prescrita. Deberán proponerse dentro de los quince (15) días siguientes a la notificación del mandamiento de pago En esta etapa no pueden discutirse asuntos que debieron ser motivo de debate en la vía administrativa. | Cobro coactivo |
| Expediente | Conjunto de documentos relacionados con un asunto, que constituyen una unidad archivística. Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una oficina productora en la resolución de un mismo asunto. | Gestión de archivo |
| Factura | Es un documento de índole comercial que indica la compraventa de un bien o servicio. | Elaboración de ordenes de pago |
| Falsificación | Alteración o eliminación de la calidad y pureza de una cosa por agregación de algo que le es ajeno o impropio. Se produce por imitación parcial o total de los billetes oficialmente expedidos y se efectúa mediante impresión sin el lleno de las especificaciones de seguridad. | Página web |
| Fecha De Inicio De La(s) Meta(s) (DD/MM/AA) | El día, mes y año en que se compromete a comenzar cada una de las acciones definidas que haya registrado en el campo de “acciones de mejoramiento”. Los plazos de ejecución de las acciones de mejora, no deberán superan el término de un año. | Planes de mejoramiento |
| Fecha De Terminación De La(s) Meta(s) (DD/MM/AA) | El día, mes y año en que se compromete a culminar cada una de las acciones definidas que haya registrado en el campo de “acciones de mejoramiento”. | Planes de mejoramiento |
| Fechas Extremas | Fechas que indican los momentos de inicio y de conclusión de un expediente, independientemente de las fechas de los documentos aportados como antecedente o prueba. Fecha más antigua y más reciente de un conjunto de documentos. | Gestión de archivo |
| Financiación de la proliferación de armas de destrucción masiva | Es todo acto que provea fondos para la fabricación, adquisición, posesión, desarrollo, exportación, trasiego de material, fraccionamiento, transporte, transferencia, depósito o uso de armas nucleares, químicas o biológicas. | Área del oficial de cumplimiento |
| Financiación del Terrorismo | Es todo acto que provea fondos o utilice servicios financieros, en todo o en parte,para la fabricación, adquisición, posesión,desarrollo, exportación, trasiegode material, fraccionamiento, transporte, transferencia, depósito o uso de armas nucleares, químicaso biológicas, sus medios de lanzamiento y otros materiales relacionados (incluyendo tecnologías y bienes de uso dual para propósitos ilegítimos) en contravención de las leyes nacionales u obligaciones internacionales. | Área del oficial de cumplimiento |
| Fiscalización | Es la facultad de la entidad pública administradora del monopolio rentístico - Lotería de Bogotá - para exigir de la empresa operadora del juego de apuestas permanentes o chance - concesionario - el cumplimiento de las obligaciones legales, reglamentarias, contractuales y en general el acatamiento estricto de las normas del régimen propio. | Control y seguimiento al juego de apuestas permanentes o chance |
| Folio | Hoja de libro, de cuaderno o de expediente, al que corresponden dos páginas.Número que indica el orden consecutivo de las páginas de un libro, folleto, revista. | Gestión de archivo |
| Fondos Acumulados | Se entiende por fondo acumulado el conjunto de documentos dispuestos sin ningún criterio de organización archivística, ni las mínimas condiciones de conservación y sin la posibilidad de ser fuente de información y consulta. | Gestión de archivo |
| Foráneas | Impuesto que se paga por la venta de lotería en otros departamentos. | Gestión de egresos tesoreria |
| Formato | Son las especificaciones relativas al tamaño, forma y demás características que debe tener el formulario único de apuestas permanentes o chance, para el juego manual y para el juego sistematizado. | Página web |
| Formato Para La Declaración, Liquidación Y Pago De Los Derechos De Explotación. | Es el documento diseñado y reglamentado por la Superintendencia Nacional de Salud de acuerdo con la Resolución 027 de 2008, el cual se entregará oportunamente a El Concesionario para efectos de la presentación mensual de la DECLARACIÓN, LIQUIDACIÓN y PAGO de los derechos de explotación. | Página web |
| Formulario Único De Apuestas Permanentes O Chance | Es un documento al portador, emitido y vendido por las entidades concedentes a los concesionarios, en el cual se registran las apuestas en forma manual o sistematizada. | Página web |
| Fraccionamiento De Títulos Judiciales | Consiste en la aplicación de una suma de dinero contenida en un título de depósito judicial a diferentes deudas del(a) ejecutado(a), o devolverse una parte de la misma; para el efecto, el funcionario responsable de la aplicación y/o devolución mediante correo electrónico informa al funcionario encargado de la caja fuerte que registre en la página de depósitos especiales del Banco Agrario el fraccionamiento del título judicial en los montos de menor cuantía de acuerdo con el número de pagos o valores en que deban repartirse. | Cobro coactivo |
| Fracciones Y Costo De Un Billete De Lotería De Bogotá | La Lotería de Bogotá ofrece semanalmente a sus clientes en todo el país un billete de tres (3) fracciones, que puede comprarse entero o por fracciones. El valor del billete al público es de $15.000 y $5.000 la fracción. | Página web |
| Garantia | Mecanismo jurídico para asegurar el cumplimiento de una obligación a través de la cual un ciudadano ofrece alguno de sus bienes. | Cobro coactivo |
| Gasto Excluido | Aquellos gastos no susceptibles de pago por caja menor de acuerdo con lo establecido en la resolución de apertura de caja menor | Administración de caja menor |
| Gasto Impresindible | Aquellos gastos necesarios y obligatorios para el normal funcionamiento de la entidad | Administración de caja menor |
| Gasto Imprevistos | Aquellos gastos no programados no contemplados en el Plan de Adquisiciones de la entidad | Administración de caja menor |
| Gasto Urgente | Aquellos que corresponden a la adquisición de bienes y/o serviciosque son imprescindibles para el normal funcionamiento y que no son susceptibls de programación. | Administración de caja menor |
| Gastos De Administración | Es el porcentaje establecido por la Ley que debe pagar El Concesionario a título de contraprestación por los gastos que se generan en La Concedente por la administración del juego. En la actualidad es el 1% de los derechos de explotación que se pagan con base en lo establecido en el artículo 9° de la Ley 643 de 2001. | Página web |
| GLPI | Es una solución libre de gestión de servicios de tecnología de la información, un sistema de registro, seguimiento y solución incidencias o requerimientos. | Mesa de servicio y atención a usuarios |
| Grupo de Acción Financiera Internacional (GAFI) | Organismo intergubernamental constituido en 1989, encargado de promover y desarrollar políticas y medidas para combatir el lavado de activos y la financiación del terrorismo. | Área del oficial de cumplimiento |
| Grupo de Acción Financiera de Latinoamérica - GAFILAT (antes GAFISUD) | Organización intergubernamental tipo GAFI, de base regional que agrupa países de América del Sur y Centroamérica; para combatir el lavado de activos y la financiación del terrorismo | Área del oficial de cumplimiento |
| Hecho Económico | Cualquier actividad u operación que realice la empresa. | Generación de estados financieros |
| Hora De Juego De La Lotería De Bogotá Y Medio De Transmisión | De acuerdo con el cronograma de sorteos ordinarios emitido por el Consejo Nacional de Juegos de Suerte y Azar, la Lotería de Bogotá inicia su juego todos los jueves a partir de las 10:30 P.M., dependiendo de los espacios en televisión, por el Canal Uno, salvo en los casos en que por alocución presidencial u otra circunstancia ajena a nuestra voluntad deba retrasarse. De acuerdo con el Decreto 3034 de 2013, en caso de ser el día jueves festivo, el sorteo podrá realizarse en un día de la misma semana. | Página web |
| ICA | Industria, comercio y avisos. | Declaraciones tributarias |
| Impuesto | Es un tributo que se exige al ciudadano sin ningún tipo de contraprestación. | Declaraciones tributarias |
| Impuesto De Vehículos | Valor que se tiene que pagar por el vehículo que posee el ciudadano. | Declaraciones tributarias |
| Impuesto Foráneo | Corresponde al 10% de las ventas de loterías realizadas fuera de la jurisdicción de Bogotá y Cundinamarca. | Declaraciones tributarias |
| Impuesto Predial | Valor que se tiene que pagar por la vivienda que posee el ciudadano. | Declaraciones tributarias |
| Incidencia | Es toda interrupción o reducción de la calidad no planificada del servicio. | Mesa de servicio y atención a usuarios |
| Indicador | Es una representación de la relación de variables relevantes para una medición, que presenta información sobre avances o retrocesos de la gestión, con el fin de implementar acciones correctivas o preventivas. Estos pueden medir la eficiencia, eficacia e impacto de las acciones implementadas. | Planes de mejoramiento |
| Informe De Certificación O Certificado De Los Sistemas De Juegos De Suerte Y Azar | Documento que contiene el dictamen de un Laboratorio Certificador en cuanto a que el objeto de análisis cumple con las especificaciones o estándares técnicos. | Página web |
| Ingresos Brutos | Es el valor total de los billetes y fracciones vendidos en cada sorteo. Se calculan multiplicando la cantidad de billetes o fracciones vendidos por el precio de venta al público. | Página web |
| Ingresos Brutos Chance | Se entiende por ingresos brutos el valor total de las apuestas registradas en los formularios oficiales del juego, sin tener en cuenta el IVA. | Página web |
| IVA | Impuesto al valor agregado. | Declaraciones tributarias |
| Jerarquización | Orden o subordinación de las normas de acuerdo a la autoridad que la expide. | Normograma |
| Juego Autorizado | Se entiende por juego autorizado el sorteo autónomo que realiza o autoriza la entidad concedente para efectos exclusivos de utilizar su resultado en el juego de apuestas permanentes o chance. | Página web |
| Juego Ilegal | Juego de suerte y azar en la modalidad de rifa, chance o promocional, o loteria operado por una persona natural o jurídica sin autorización de la entidad competente . | Sancionatorio por la operación de juegos de suerte y azar |
| Juegos De Suerte Y Azar | Es la contemplada en el artículo 5° de la Ley 643 de 2001, la cual señala que: <son de suerte y azar aquellos juegos en los cuales, según reglas predeterminadas por la ley y el reglamento, una persona, que actúa en calidad de jugador, realiza una apuesta o paga por el derecho a participar, a otra persona que actúa en calidad de operador, que le ofrece a cambio un premio, en dinero o en especie, el cual ganará si acierta, dados los resultados del juego, no siendo este previsible con certeza, por estar determinado por la suerte, el azar o la casualidad. Son de suerte y azar aquellos juegos en los cuales se participa sin pagar directamente por hacerlo, y que ofrecen como premio un bien o servicio, el cual obtendrá si se acierta o si se da la condición requerida para ganar>. | Sancionatorio por la operación de juegos de suerte y azar |
| Juegos Promocionales | Modalidad de juego de suerte y azar organizado y operado con fines de publicidad o promoción de bienes o servicios, establecimientos, empresas o entidades, en los cuales se ofrece un premio al público sin que para acceder al juego se pague directamente. | Página web |
| LA/FT/FPADM | Abreviatura de Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo, Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva. | Área del oficial de cumplimiento |
| Legalización | Presentación a la Unidad Financiera de los documentos que soportan el gasto con el cumplimiento de los requisitos legales para efectos del reembolso o legalización definitiva de la caja menor. | Administración de caja menor |
| Libretos | Guía a seguir por parte de la presentadora. | Planificación billete |
| Limitaciones Al Alcance | Factores externos al equipo de auditoría que pueden impedir obtener toda la información para cumplir con el objetivo) (DAFP, 2018 Guía de auditoría para entidades públicas versión 3. | Auditorias Internas |
| Link | Elemento de un documento electrónico que permite acceder automáticamente a otro documento o a otra parte del mismo. | Normograma |
| Listas de control | Listas conformadas con personas naturales o jurídicas, señaladas por medios de comunicación o cualquier fuentepública de realizaractividades delictivas, que sonusadas por la Lotería indistintamente como mecanismos de prevención y control. | Área del oficial de cumplimiento |
| Listas internacionales vinculantes | Son las listas integradas por personas naturales yjurídicas señaladas en las Resoluciones de Comités del Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas y las que incluya la autoridad nacionalen virtud de las facultades y postulados de la Resolución 1373 del 12 de noviembre de 2001 y sucesoras, las cuales son de obligatorio cumplimiento. Entre ellas se destacan las resoluciones contra el terrorismo, la financiación del terrorismo y la financiación de la proliferación de armas de destrucción masiva. | Área del oficial de cumplimiento |
| Liquidación | Aplicar a base grabable la tarifa correspondiente al impuesto. | Declaraciones tributarias |
| Lotería Tradicional | Es la modalidad de juego de suerte y azar definida en el artículo 11 de la Ley 643 de 2001 o la norma que lo modifique o adicione. | Página web |
| Mandamiento De Pago | Acto administrativo de trámite, en el que se libra orden de pago contra el deudor y a favor de la Loteria de Bogotá por las obligaciones originadas en el Título Ejecutivo, más los intereses que se causen desde la fecha en que surge la obligación y el pago efectivo de la misma. | Cobro coactivo |
| Mapa De Aseguramiento | Instrumento que permite identificar cómo se aplican las actividades de aseguramiento a los riesgos que se adelantan por las diferentes líneas de defensa al interior de la organización y permite verificar la cobertura de las actividades de aseguramiento frente a los riesgos clave a los que se encuentra expuesta en la entidad. Es una herramienta que contribuye en la formulación del Plan Anual de Auditoría; Igualmente, permite identificar y abarcar los vacíos que pudiera haber en el proceso de gestión de riesgos y ofrece a las partes interesadas tranquilidad de que los riesgos estarían siendo gestionados y comunicados, y de que se cumplirían las obligaciones legales/reglamentarias. | Plan Anual de Auditoría |
| Matriz De Comunicaciones | Documento guia que describe el flujo de información más relevante que se produce en la entidad. | Matriz de comunicaciones |
| Medidas Cautelares | Medidas preventivas que se imparten con la finalidad de garantizar la conservación de los bienes, los perjuicios que puedan ocasionarse con el proceso, o la efectividad del crédito perseguido. El acreedor de una obligación personal tiene derecho de perseguir su efectividad o pago mediante la venta forzada de todos los bienes presentes o futuros del deudor. De conformidad con lo dispuesto en el Estatuto Tributario, se podrán decretar las medidas cautelares de embargo y secuestro. Pueden decretarse previa, posterior o concomitante con el mandamiento de pago. | Cobro coactivo |
| Mesa De Servicio | Medio por el cual se debe realizar la solicitud adjuntando el formulario correspondiente. | Creación de usuarios |
| Modelo De Líneas De Defensa | Es un modelo de control que establece los roles y responsabilidades de todos los actores del riesgo y control en una entidad, este proporciona aseguramiento de la gestión y previene la materialización de los riesgos en todos sus ámbitos. El modelo se integra con las siguientes líneas: Línea Estratégica - Define el marco general para la gestión del riesgo y el control y supervisa su cumplimiento, está a cargo de la alta dirección y el comité institucional de coordinación de control interno. Primera Línea - Desarrolla e implementa procesos de control y gestión de riesgos a través de su identificación, análisis, valoración, monitoreo y acciones de mejora. Esta línea está a cargo de los gerentes públicos y líderes de los procesos, programas y proyectos de la entidad, y sus equipos de trabajo. Segunda Línea - Asegura que los controles y los procesos de gestión de riesgos implementados por la primera línea de defensa, estén diseñados apropiadamente y funcionen como se pretende. Esta línea está a cargo de los servidores que tienen responsabilidades directas en el monitoreo y evaluación de los controles y la gestión del riesgo. Tercera Línea - Proporciona información sobre la efectividad del Sistema de Control Interno, a través de un enfoque basado en riesgos, incluida la operación de la primera y segunda línea de defensa. Esta línea está a cargo de la Oficina de Control Interno, Auditoría Interna o quien haga sus veces (DAFP, 2018 Guía para la administración del riesgo y el diseño de controles en entidades públicas versión 4). | Plan Anual de Auditoría |
| Monopolio Rentístico De Juegos De Suerte Y Azar | Facultad exclusiva del Estado para explotar, organizar, administrar, operar, controlar, fiscalizar, regular y vigilar todas las modalidades de juegos de suerte y azar y establecer las condiciones en las cuales los particulares pueden operarlos, potestad que se ejerce respetando el interés público general y social y con fines de arbitrio rentístico a favor de los servicios de salud. | Página web |
| Normograma | Es un instrumento mediante el cual la Lotería de Bogotá identifica y actualiza las normas que re gulan sus actuaciones en concordancia con su objeto misional, gestión administraiva y judicial. | Normograma |
| Notificacion De Actos Administrativos | Las decisiones que se tomen en desarrollo del proceso administrativo sancionatorio por operación ilegal de JSA, deben ser notificados de manera oportuna a las personas naturales o juridicas que sean afectados directamente de manera positiva o negativa, para garantizar los derechos fundamentales de defensa y debido proceso, de confirmidad con lo establecido en la ley 1437 de 2011- CPACA. | Sancionatorio por la operación de juegos de suerte y azar |
| Numero De Ticket O Caso | Consecutivo generado automáticamente en el sistema GLPI al registrar una incidencia o requerimiento. | Mesa de servicio y atención a usuarios |
| Número Topográfico | Código único de unicación de las unidades de almacenamiento , cajas o carpetas. | Gestión de archivo |
| Objeciones U Oposiciones | Exposición motivada de las razones y fundamentos de hecho y derecho en que se basa la pretensión. | Cobro persuasivo |
| Obligaciones Contingentes Judiciales | Son aquellas obligaciones pecuniarias que dependen de la ocurrencia de eventos futuros inciertos, juegan un rol importante dentro del proceso de planeación y control financiero de las entidades públicas, no solo por el impacto adverso que éstas generan sobre su estabilidad financiera, sino por el desarrollo del marco normativo e institucional que las rige. | Gestión judicial |
| Observación | Son todas aquellas situaciones identificadas en el desarrollo de la auditoría que permiten establecer las fortalezas o deficiencias del proceso y/o actividad evaluado; toda observación deberá dar cuenta de: 1. la condición; descripción de la situación encontrada en la auditoría; 2. El criterio; norma, proceso o procedimiento que sirve de referente para evaluar la condición encontrada; 3. La causa; son las circunstancias que en opinión de la auditoría dan lugar a la situación encontrada; 4. La consecuencia; son los efectos que se pueden derivar de la situación encontrada en terminos de expocisión y/o materialización de un riesgo. | Auditorias Internas |
| OCI | Oficina de Control Interno | Auditorias Internas |
| Oferente O Proponente | Es la persona jurídica que cumpliendo los requisitos legales y los consignados en el Pliego de Condiciones, presenta propuesta u oferta para la adjudicación del contrato objeto de la Licitación Pública, en la jurisdicción territorial determinada. | Página web |
| Operador De Apuestas Permanentes O Chance | Es el concesionario que en virtud de un contrato de concesión, coloca en forma directa o indirecta el juego de apuestas permanentes o chance. | Página web |
| Operación inusual | Operación que, por su monto, frecuencia, volumen, tipo, naturaleza, uso, costumbre, lugar, región o zona geográfica, se sale del rango de normalidad determinado para la persona con la que se establece o mantiene una relación contractual o legal, de cualquier índole, apreciable en dinero, en los ámbitos público o privado, sin distinción del tiempo de duración. | Área del oficial de cumplimiento |
| Operación sospechosa | Operación inusual respecto de la cual existen elementos de juicio que llevan razonablemente a pensar que puede llegar a ser constitutiva de lavado de activos o financiación del terrorismo, o destinada a financiar la proliferación de armas de destrucción masiva. | Área del oficial de cumplimiento |
| Orden De Pago | Documento mediante el cual se autoriza el pago por la prestación de un servicio , adquisicón de un bien , reconocimiento de un derecho o pago de un premio. | Elaboración de ordenes de pago |
| Ordenador Del Gasto | Servidor público responsable de la ordenación del gasto de la caja menor , asi como de solicitar Crear, Adicionar, Reducir, Eliminar o Fusionar la Caja Menor, así como de gestionar con la Gerencia y la Secretaría general asignación del responsable y avalar los reembolsos de caja menor. | Administración de caja menor |
| PAA | Plan Anual e Auditorías. Documento formulado por el equipo de trabajo de la OCI, cuya finalidad es la de planificar y establecer los objetivos a cumplir anualmente para evaluar y mejorar la eficacia de los procesos de operación, control y gobierno. Establece los objetivos y metas a cumplir por el equipo auditor durante la vigencia, así como las actividades que en desarrollo de los roles establecidos en la normatividad para el Jefe de Control Interno que deben contemplarse dada su obligatoriedad y periodicidad de presentación; este documento debe ser aprobado por el Comité Institucional de Control Interno y publicado a 31 de enero de cada vigencia. | Auditorias Internas |
| Pago | Es el cumplimiento normal de una obligación, entregada por el deudor al acreedor del valor de la deuda ya sea en efectivo o en bien. | Cobro coactivo |
| Parte Interesada | Una parte interesada es cualquier organización, grupo o individuo que pueda afectar o ser afectado por las actividades de la Entidad. | Rendición de cuentas |
| Perdida De Fuerza Ejecutoria | Perdida de exigibilidad de un Acto Administrativo por la pérdida de los fundamentos de derecho que dieron origen al mismo. | Cobro coactivo |
| Perfil | Es la asignación de acceso a las diferentes opciones de los sistemas de información de acuerdo al rol que desempeña un usuario. | Creación de usuarios |
| Periodo De Actualización | El normograma se actualizará cada dos (2) meses. | Normograma |
| Periodo Gravable | Periodo respecto del cual se debe declarar y pagar un tributo. | Declaraciones tributarias |
| Perito | Auxiliar de la Justicia experto o versado en alguna materia que informa al funcionario decisor sobre hechos determinados, quien podrá designarse de la lista de auxiliares de la justicia o de la lista propia de la administración, con el fin de aportar prueba pericial. | Cobro coactivo |
| Personas Expuestas Políticamente (PEP) | Persona nacionalo extranjera que por su vinculación laboral especial con el Estado; relación funcional con el manejo de los recursos públicos, poder de direccionamiento económico o presupuestal de entidades, empresas o instituciones públicas, está en capacidadde desviar o malversar recursospúblicos, o cometercualquier conducta que lesione el patrimonio público, en provecho propio o de un tercero. | Área del oficial de cumplimiento |
| Plan De Gestión Social | Anexo que hace parte del contrato de concesión, cuyo propósito está encaminado a desarrollar programas de trabajo social y mejoramiento de la calidad de vida, principalmente a las personas que componen la red de comercialización del concesionario. | Control y seguimiento al juego de apuestas permanentes o chance |
| Plan De Mercadeo | Es la herramienta básica de gestión que debe utilizar la empresa orientada a incrementar la ventas , ser más competitiva en el mercado y así cumplir con los objetivos trazados. | Plan comercial y mercadeo |
| Plan De Premios Para El Juego De Apuestas Permanentes | Los planes de premios para el juego de apuestas permanentes o chance tendrán como mínimo la siguiente estructura: 1. Para el acierto de las cuatro (4) cifras seleccionadas por el jugador, en su orden, se pagarán cuatro mil quinientos pesos ($4.500) por cada peso ($1) apostado. 2. Para el acierto de las cuatro (4) cifras seleccionadas por el jugador, en cualquier orden, se pagarán doscientos ocho pesos ($208) por cada peso ($1) apostado. 3. Para el acierto de las tres (3) cifras seleccionadas por el jugador, en su orden, se pagarán cuatrocientos pesos ($400) por cada peso ($1) apostado. 4. Para el acierto de las tres (3) cifras seleccionadas por el jugador, en cualquier orden, se pagarán ochenta y tres pesos ($83) por cada peso ($1) apostado. 5. Para el acierto de las dos (2) cifras seleccionadas por el jugador, en su orden, se pagarán cincuenta pesos ($50) por cada peso ($1) apostado. 6. Para el acierto de la última y única (1) cifra seleccionada por el jugador, se pagarán cinco pesos ($5) por cada peso ($1) apostado. | Página web |
| Plan De Preservación | Conjunto de herramientas proyectadas a corto,mediano y largo plazo que tienen como objetivo implementar programas, estrategias,procedimientos, con el fin de asegurar la preservación a largo plazo de los documentos tanto análogos como digitales dentro de los archivos establecidos, manteniendo las características de autenticidad, integridad, confidencialidad, inalterabilidad, fiabilidad, interpretación, comprensión y disponibilidad a través del tiempo. (Acuerdo 006 de 2014, capitulo II. Archivo General del Archivo General de la Nación “Por medio del cual se desarrollan los artículos 46, 47 y 48 del Título XI “Conservación de Documentos” de la Ley 594 de 2000”). | Gestión de archivo |
| Pliego De Condiciones | Conjunto de normas que rigen el proceso de contratación y el futuro contrato de concesión, en los que se señalan las condiciones objetivas, plazos y procedimientos dentro de los cuales los proponentes deben formular su propuesta para participar en el proceso de contratación y tener la posibilidad de obtener la calidad de adjudicatario. | Página web |
| Politcas Contables | Conjunto de principios, reglas y procedimientos específicos que son adoptados por una entidad para preparar y realizar la informacion financiera. | Generación de estados financieros |
| Política De Distribución Y Venta | La Lotería de Bogotá cuenta con distribuidores en todo el país, a través de los cuales realiza su distribución y venta. A su vez los distribuidores con su red de loteros realizan la labor de venta de nuestro producto en todo el territorio nacional. La lotería de Bogotá es un producto nacional, de alta calidad, con un plan de premios atractivo para nuestros compradores, que se puede adquirir muy fácilmente, a través de nuestros loteros o por medios electrónicos por internet, ingresando a nuestra página web www.loteriadebogota.com. | Página web |
| Pre-Cargue | Proceso que realizan los distribuidores en el Portal de la Lotería de Bogotá, donde efectúan una carga provisional con los premios enviados para ser abonados al respectivo sorteo. | Lectura de premios |
| Precio De Venta Al Público | Es el valor señalado en el billete que el comprador paga por adquirir un billete o fracción. El precio del billete se indicará en el plan de premios de la lotería y será único en todo el territorio nacional. | Página web |
| Premios Físicos | Premios obtenidos a través de billetería física. Son enviados por los distribuidores a la Lotería a través de la empresa contratada para tal fin. | Lectura de premios |
| Premios No Reclamados | Son aquellos que después de transcurrido el término fijado por las normas, no han sido cobrados. | Declaraciones tributarias |
| Premios Virtuales | Premios obtenidos a partir de la compra de billetes virtuales. Los premios virtuales son enviados en archivos electrónicos por los distribuidores correspondientes. | Lectura de premios |
| Prescripcion De La Accion De Cobro | Expiración del plazo que tiene la Administración para exigir el cumplimiento de las obligaciones por parte de los deudores y a favor de la entidad. La acción de cobro de obligaciones prescribe en cinco (5) años contados a partir de la fecha en que se hicieron legalmente exigibles. | Cobro coactivo |
| Pre-Sorteo (Con Balotas) | Proceso en el que se verifica el funcionamiento de la(s) balotera(s) neumáticas y balotas, según lo establecido en los acuerdos de cada juego aprobado. | Página web |
| Programa De Auditoría | Documento de trabajo que define los procedimientos para identificar, analizar, evaluar y documentar información durante la tarea. El programa de trabajo debe ser aprobado con anterioridad a su implantación y cualquier ajuste ha de ser aprobado oportunamente. | Auditorias Internas |
| Promocionales | Modalidad de juego de suerte y azar organizado y operado con fines de publicidad o promoción de bienes o servicios, establecimientos, empresas o entidades, en los cuales se ofrece un premio al público, sin que para acceder al juego se pague directamente. | Autorización y emision concepto |
| Prueba | Es la actividad procesal, encaminada a la demostraciòn de la existencia de un hecho o acto. | Sancionatorio por la operación de juegos de suerte y azar |
| Publicación | Corresponde a la publicación del normograma en la página WEB de la Entidad. | Normograma |
| Punto De Equilibrio | Es el volumen de ventas en pesos y en unidades que produce una contribución marginal suficiente para pagar los gastos de administración y funcionamiento y los excedentes mínimos; en su cálculo no se incluyen los descuentos a la red de distribución, el impuesto a foráneas, la renta del monopolio, los premios en poder del público ni la provisión para constituir las reservas técnicas. | Página web |
| Recursos | Mecanismo de defensa utilizado por el investigado para procurar la modificación, aclaracion o revocatoria de un decisión administrativa. | Sancionatorio por la operación de juegos de suerte y azar |
| Reembolso | Pago o reintegro de los fondos de caja menor ejecutados en el periodo. | Administración de caja menor |
| Refrendar | Legalizar un documento por medio de la firma de una persona autorizada. | Elaboración de ordenes de pago |
| Registro Fílmico | Es la grabación del desarrollo del sorteo sin interrupciones. | Realización sorteo lotería |
| Reintegro | Consignación de los dineros para la cancelación de la caja menor cuando esta ha cumplido su objetivo, cambio de responsable y/o terminación del periodo según resolución de constitución de la caja menor. | Administración de caja menor |
| Remanentes | Es el sobrante que queda de los bienes embargados dentro del proceso a la terminación del mismo. En caso de existir solicitud de autoridad competente al momento de la terminación del proceso de cobro coactivo, estos bienes serán dejados a disposición de dicha autoridad. Artículo 466 Código General del Proceso. | Cobro coactivo |
| Remate | Venta en subasta pública de los bienes embargados y secuestrados por la Loteria de Bogotá. | Cobro coactivo |
| Remate Desierto | Se da cuando no concurren postores a la subasta pública. | Cobro coactivo |
| Remisión | Alternativa jurídica que prevé la ley para suprimir de las cuentas corrientes: a) las deudas tributarias a cargo de personas fallecidas sin dejar bienes; b) las deudas que no obstante las diligencias que se hayan efectuado para su cobro, estén sin respaldo alguno por no existir bienes embargados, ni garantía alguna, siempre que, además de no tenerse noticia del deudor, la deuda tenga una antigüedad de más de cinco años y, c) las deudas por concepto de multas, sanciones e intereses hasta por un límite de 58 UVT para cada deuda, siempre que tengan al menos tres (3) años de vencidas. | Cobro coactivo |
| Rendición De Cuentas | Es una expresión de control social que comprende acciones de petición de información y explicaciones, así como la evaluación de la gestión. Este proceso tiene como finalidad la búsqueda de la transparencia de la gestión de la administración pública y a partir de allí lograr la adopción de los principios de buen gobierno, eficiencia, eficacia, transparencia y rendición de cuentas en la cotidianidad del servidor público. | Rendición de cuentas |
| Rentabilidad Mínima Del Juego De Apuestas Permanentes O Chance. | Corresponde al mínimo de ingresos brutos que, por la venta del juego de apuestas permanentes o chance, deben generar los operadores por cada año y durante toda la vigencia del respectivo contrato, de manera que se sostengan las ventas y se procure su crecimiento como arbitrio rentístico para la salud, señalado en el Artículo 23 de la Ley 1393 de 2010. | Página web |
| Representación Judicial | Son las actuaciones ejercidas para la Defensa del Distrito Capital en los procesos judiciales y mecanismos alternativos de solución de conflictos que, por razones de importancia económica, social, ambiental, de seguridad o cultural considere conveniente adelantar la Secretaría Jurídica Distrital, de conformidad con las asignaciones especiales, determinadas por el Señor Alcalde Mayor de la Ciudad. | Gestión judicial |
| Requerimiento | Solicitud de servicio orientado a los usuarios finales concerniente a las manejas tecnológicas. | Mesa de servicio y atención a usuarios |
| Resolucion Sancion | Es el acto administrativo mediante el cual la Administración impone una sanción al responsable por la operación ilegal de un JSA. | Sancionatorio por la operación de juegos de suerte y azar |
| Responsable | Se señala la dependencia (Gerencia, Subgerencia, Secretaría General, o Unidad) encargada de ejecutar y responder por la formulación y avance de cada una de la(s) acción(es) de mejora registrada(s), junto con el nombre de las responsables. Los líderes de los procesos deberán realizar seguimiento permanente a la evolución de las acciones de mejora; por su parte la OCI o el área responsable de la actividad de asegurameinto que dió origen a la obervación y/o hallazgo, hará seguimiento periódico, de acuerdo con los plazos definidos, de dicho seguimiento se presentará el reporte correspondiente al Comité de Coordinación de Control Interno. | Planes de mejoramiento |
| Responsable Caja Menor | Servidor público responsable de la manejo de la caja menor, el cual estará debidamente autorizado mediante acto administrativo y deberá administrarla con base a lo establecido en el presente procedimiento y autorizaciones emitidas por el ordenador del gasto. | Administración de caja menor |
| ReteICA | Retención de Industria , Comercio y Avisos. | Declaraciones tributarias |
| Rifas | Es una modalidad de juego de suerte y azar en la cual se sortean, en una fecha predeterminada premios en especie entre quienes hubieren adquirido o fueren poseedores de una o varias boletas, emitidas en serie continua y puestas en venta en el mercado a precio fijo por un operador previa y debidamente autorizado. | Autorización y emision concepto |
| ROS | Reporte de operaciones sospechosas, que se deben realizar de conformidad con lo establecido en el Acuerdo 574 de 2021. | Área del oficial de cumplimiento |
| Rubro Presupuestal | Clasificacion de los gastos de acuerdo a su concepto. | Administración de caja menor |
| Saneamiento Contable | El objetivo del Saneamiento contable es regular la obligatoriedad de las entidades públicas de efectuar las acciones administrativas necesarias para la revisión, análisis y depuración de la información contable. | Generación de estados financieros |
| SDH | Secretaría Hacienda Distrital. | Generación de estados financieros |
| Secuestre | Auxiliar de la justicia responsable de la custodia de los bienes que le entregue la administración para el efecto. | Cobro coactivo |
| Secuestro | Aprehensión material del bien embargado, ordenado por el funcionario ejecutor quien en diligencia entrega un bien a un tercero (Secuestre) en calidad de depositario quien adquiere la obligación de cuidarlo, guardarlo y finalmente restituirlo, cuando así se le ordene, respondiendo hasta de la culpa leve. El objeto del secuestro es impedir que por obra del deudor se oculten, deterioren o destruyan los bienes y disponga de los frutos que el bien produzca, de forma tal que no pueda hacerse efectivo el cobro del crédito e impedir que se burle el pago que con ellos se persigue, o de asegurar la entrega que en el juicio se ordene. | Cobro coactivo |
| Seguridades Del Billete | La Lotería de Bogotá, consciente de la importancia que representa para nuestra empresa proteger a nuestros clientes compradores de Lotería de Bogotá, se ha preocupado siempre por el tema de la seguridad de nuestros billetes, protegiéndolo en lo posible de las falsificaciones y/o adulteraciones de que pueda ser objeto. Es así como nuestros billetes cuentan con sistemas de seguridad, fundamentados en medidas de seguridad tales como: • Tintas fluorescentes invisibles, que reaccionan en condiciones especiales a la luz ultravioleta. • El papel utilizado es de seguridad. • En la numeración y código de barras se utiliza una tinta de alto poder adherente. • Nuestros billetes cuentan con microtextos de seguridad. | Página web |
| Señales de alerta | Hechos, situaciones, eventos,cuantías, indicadores cuantitativos y cualitativos, razones financieras y demás información que la Lotería determina como relevante, a partir de los cuales se puede inferir oportuna y/o prospectivamente la posible existencia de un hecho o situación que escapa a lo que la Lotería determina como normal. | Área del oficial de cumplimiento |
| Sistema De Información De Procesos Judiciales – Siprojweb- | Es un Sistema concebido y utilizado en Internet, donde actualmente todas las entidades y organismos distritales del nivel central, descentralizado y órganos del Distrito Capital registran y actualizan la actividad procesal de los asuntos judiciales y donde es parte el Distrito Capital, se reporta la calificación del contingente judicial y se generan reportes consolidados de tales actividades; constituyéndose en una herramienta gerencial de la cual se sirve la Administración Distrital en la toma de decisiones sobre defensa judicial y prevención del daño antijurídico en el Distrito Capital. | Gestión judicial |
| Sistema GLPI | Sistema de Información para registrar las solicitudes de requerimientos e incidencias de los usuarios. | Mesa de servicio y atención a usuarios |
| Sistematización Del Juego De Apuestas Permanentes O Chance | Mecanismo de operación del juego en virtud del cual un colocador de apuestas registra, a través de un equipo de cómputo, terminal o dispositivo de comunicación móvil, la apuesta realizada por el jugador, de la cual queda constancia expresa en el formulario oficial. La información contenida en el formulario oficial deberá reunir las condiciones de seguridad que impidan su adulteración o falsificación | Página web |
| SIREL | Sistema de Reporte en Línea a la UIAF. Es una herramienta WEB que permite a las entidades reportantes cargar y/o reportar en línea la información de las obligaciones establecidas en la normatividad de cada sector,de forma eficientey segura, disponible las 24 horasal día, siete días a la semanay 365 días al año. | Área del oficial de cumplimiento |
| SIVICOF | Sistema de Vigilancia y Control Fiscal; es un Sistema de supervisión y control de la CONTRALORÍA DE BOGOTÁ que permite mediante el diligenciamiento y envío de formularios, reportar información estructurada. Información que una vez validada por la misma aplicación, puede ser analizada fácil y ágilmente. | Gestión de requerimientos de entes externos |
| Sorteo | Actividades que se llevan a cabo para acceder a un conjunto de premios, en equipos legalmente autorizados para determinar uno o varios resultados que definen quienes son los favorecidos de un juego debidamente aprobado. | Página web |
| Supervisión Contractual | La supervisión consistirá en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico sobre el cumplimiento del objeto del contrato, (Artículo 83 Ley 1474 de 2011). | Control y seguimiento al juego de apuestas permanentes o chance |
| Tabla De Retención Documental | Listado de series y subseries con sus correspondientes tipos documentales a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. | Gestión de archivo |
| Tabla De Valoración | Listado de asuntos o series documentales a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia asi como su disposición final. Se elabora para intervenir los fondos acumulados de las entidades. | Gestión de archivo |
| Tasas | Es un tributo que hace el ciudadano y se recibe una contraprestación directa. | Declaraciones tributarias |
| Tercero | Persona Natural o juridica que tiene relaciones con la Entidad , Un tercero puede ser entre otros un cliente, proveedor o acreedor. | Elaboración de ordenes de pago |
| Ticket O Caso | Corresponde a la información registrada por el usuario a la mesa de servicio, en el cual se registra el seguimiento y cierre de la incidencia o requerimiento. | Mesa de servicio y atención a usuarios |
| Tiempo Real | Expresión que se utiliza en los sistemas informáticos para indicar que tienen capacidad de sincronizar en intervalos de tiempo bien definidos, el funcionamiento del sistema en simultánea con las acciones que se presentan en el mundo físico. | Página web |
| Tipo De Juego De Suerte Y Azar Ilegales | Tales como rifas, chances en papeles sistematizados y manuales, juegos promocionales y loterias. | Sancionatorio por la operación de juegos de suerte y azar |
| Título De Depósito Judicial | Título valor que se constituye como consecuencia del embargo decretado sobre una cuenta de ahorros, de corriente, CDT o similares del demandado o deudor. Su valor corresponde a lo que exceda el límite de inembargabilidad. | Cobro coactivo |
| Título Ejecutivo | Es todo documento que contenga una obligación, clara, expresa y exigible a favor de la Loteria de Bogota. Cuando el título ejecutivo sea complejo, es decir, que está constituido por más de un acto, cada vez que se cite en una actuación procesal (mandamiento de pago, orden de seguir adelante, liquidación de crédito, aprobación de la liquidación, acuerdo de pago, etc.) deberá hacerse en forma completa reseñando todos los actos que lo integran. | Cobro coactivo |
| Transferencia | Traslado de fondos de una cuenta a otra. | Gestión de egresos tesoreria |
| Transferencias Documentales | Es la etapa de analísis y preparación del conjunto de expedientes y series documentales para su traslado sistemático una vez que estas han cumplido el plazo de permanencia fijado por las normas de valoración según cada una de las etapas del ciclo vital de los documentos. | Gestión de archivo |
| Tributo | Son aportes que hacen los ciudadanos al Estado para que éste los redistribuya según las necesidades del país. | Declaraciones tributarias |
| Tutela | Es el mecanismo de protección de los derechos fundamentales. | Gestión judicial |
| Unidad De Conservación | Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal forma que garantice su preservación e identificación. | Gestión de archivo |
| Unidad De Medida | Unidad de medida que se utilizará para identificar el grado de avance de la acción de mejora. Hace referencia a la meta a cumplir, establecida en unidades, pesos, porcentaje, entre otras. Ej: Procesos implementados, activos tratados, funcionarios capacitados, % de avance del proyecto, entre otros. | Planes de mejoramiento |
| Unidades Produtoras | Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. | Gestión de archivo |
| Universo De Auditoría | El Universo de auditoría es una lista de todas las auditorías posibles que pudieran realizarse. La OCI puede obtener información sobre el universo de auditoría de parte de la alta dirección, la Junta Directiva, los Comités Institucionales de Gestión y Desempeño y de Coordinación de Control Interno. | Plan Anual de Auditoría |
| Urna (Cabina) | Parte de la balotera electro-neumática donde se mezclan las balotas para ser seleccionadas en los sorteos. | Página web |
| Usuario | Son todos los funcionarios, contratistas, aprendiz, pasantes que hacen uso de los sistemas de información o servicios tecnológicos de la Lotería de Bogotá. | Creación de usuarios |
| Valor De La Emisión | Es el resultado de multiplicar el número de billetes o fracciones que componen la emisión por su precio de venta al público. | Página web |
| Valor Neto Del Premio | Es el valor que efectivamente recibe el apostador y resulta de deducir del valor nominal del premio los impuestos y retenciones establecidos por ley. | Página web |
| Valor Nominal De Los Billetes O Fracciones | Para efectos de lo previsto en el inciso primero del artículo 48 de la Ley 643 de 2001, se entiende por valor nominal del billete o fracción, el valor sobre el cual se liquida el impuesto de loterías foráneas. En ningún caso, dicho valor podrá ser inferior al 75% del precio de venta al público. | Página web |
| Valor Nominal De Los Premios | El valor nominal del premio a que se refiere el inciso segundo del artículo 48 de la Ley 643 de 2001, como base para liquidar el impuesto a ganadores, equivale a la suma de dinero ofrecida al público como importe de aquel, según lo establecido en el respectivo plan de premios. | Página web |
| Visita En Establecimiento Del Operador | Visita realizada a los establecimientos autorizados para la operación del juego de apuestas permanentes o chance, con el fin de verificar los requisitos legales, reglamentarios, contractuales y seguridad de la información. | Control y seguimiento al juego de apuestas permanentes o chance |
| Visita En Sede Del Operador | Visita presencial realizada en la sede administrativa o de manera virtual al operador con el fin de verificar las obligaciones contractuales relacionadas con la información administrativa, contable, tributaria, seguridad de la información, aportes de seguridad social y parafiscales. | Control y seguimiento al juego de apuestas permanentes o chance |
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Días hábiles de lunes a viernes de 8:00 a. m. a 4:00 p. m. |
La Lotería de Bogotá no permitirá represalias en contra de las personas que, de buena fe hayan elevado una preocupación con respecto a cualquier conducta inmoral o ilegal.
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